براي هر مسئوليتي كه به ساختار خدماتي واگذار مي شود، بايد محدوده تصميم گيري و پاسخ
گويي به وضوح تعريف گردد.
-1 آيا گروه شما وظايف خاصي را به افراد مخصوصي محول مي كند؟ آيا اين كار كمك مي كند تا از
انجام كارهاي مهم اطمينان حاصل شود؟
بله، طبق مفهوم چهارم براي انجام كارهاي خاص نياز به افراد خاص داريم كه همان خدمتگزاران مي باشند با انجام اين كار اطمينان حاصل مي كنيم كه كار مورد نظربه بهترين شكل ممكن انجام مي شود كه باعث مي شود ما نيروي و انرژي خود را صرف هدف اصلي خودمان كنيم، يك نفرتصميم گيرنده و پاسخ گو مي شود و سردرگم نمي شويم در واقع ما نسبت به نياز گروه پست خدماتي مورد نياز را بوجود مي آوريم و آن را طبق اساسنامه با شرح وظايف تعريف مي كنيم(منظور از وظايف خاص كارخدمتي مشخص مي باشد-1.) گزارشات بصورت مستقيم و شفاف از يك نفريا يك منبع تصميم گيرنده ارائه شده و خدمات سريع و دقيق انجام مي شود-2. از سردرگمي بي مورد جلوگيري مي شود-3. از دوباره كاري واتالف وقت وانرژي وهدر رفتن منابع مالي وانساني جلوگيري مي شود-4. خدمتگزاران برسرحدود اختيارات با يكديگر مجادله نمي كنند-5. وقت وانرژي ومنابع صرف رساندن پيام مي شود-6. در صورت بروز مشكل ويا داشتن سئوال مي دانيم به چه كسي بايد رجوع كنيم-7. با مشخص كردن محدوده اختيارات (شرح وظايف) وتصميم گيري و پاسخگويي خدمتگزاران در دسترس بوده وبا ما در مورد مسئوليتهاي خود مشورت مي نمايند8. - دو نفر يا دو كميته يك كار واحد را انجام نمي دهند(بر سر حدود اختيارات وارد جنگ نمي شوند.)ولي گاهي اوقات به دليل آگاه نبودن خدمتگزاران از شرح وظايف خود باعث به وجود آمدن مشكل مي شود و پيام رساني دچار نقص
مي شود.
-2 آيا كسي در گروه شما از موقعيتي خبر دارد، كه در گروه يا در يك هيئت يا كميته خدماتي يك كار
خاص به عهده چند شخص يا چند كميته واگذار شده باشد؟ چه اتفاقي افتاده و نتيجه چه بوده؟
بله، در گروه يك كميته چند نفره تشكيل شد تا هماهنگي ها وفعاليتهاي الزم را براي مكان برگزاري جلسه انجام دهند وچون چند نفر باهم يك كار را انجام مي دادند وحدود اختيارت يكي بود اتفاقي كه افتاد اين بود كه هيچ كدام از اعضاي كميته پا پيش نگذاشتن و پاسخ گو نبودن وهيچ نتيجه مثبت براي گروه نداشت به جزء اتالف وقت و انرژي و مجادله بين اعضا و نتيجه كلي كه بدست آمد اين بود كه گروه يك سال بدون مكان برگزاري جلسه ماند*.مانند -1: نوع خدمت خزانه دار و مسئول نشريات كه توسط گروه دو نفر انتخاب مي شود كه هر دو به يك ميزان اختيار داشته باشند-2. عدم آگاهي گروه كه دو نفررا در يك خدمتي پست قرارمي دهد(يك نماينده و دونفر علي البدل()علي البدل منشي جلسات بهبودي.) نتيجه كلي: از بين رفتن منابع واتحاد
گروه، دور شدن اعضاي گروه از هدف اصلي و بي اعتمادي اعضاء نسبت به خدمتگزاران، هرج و مرج و پرخاشگري، دوباره كاري،
عدم پاسخگويي.
-3 اگر به سه نفر به طور مساوي اختيار جهت انجام يك كار واگذار شود، و آن كار انجام نشود، چه
كسي بايد جوابگو باشد؟
به نظرمن انتخاب يك نفربيشتر براي انجام كاري برخالف اين مفهوم مي باشد، دراين مواقع اشتباه و ناآگاهي گروه باعث بوجود آمدن دوباره كاري و كم كاري در خدمات، اختالف نظربين اعضا ونبود گزارش شفاف مي شود وهيچ كدام از آن سه نفر پاسخگو نخواهند بود پس تنها پاسخگوي اين اشتباه گروه مي باشد چون نمي توان پاسخ شفاف از خدمتگزاران خواست و باعث اتالف منابع و نگرفتن نتيجه مطلوب مي گردد حدود اختيارات آنها مشخص نيست و كسي پاسخگو نمي باشد و بر سر خدمتي كه انجام
نشده مجادله بوجود مي آيد و هر كسي حرف خود را مي زند و معلوم نيست چه كسي درست را مي گويد.